Om serien: Forankring af civile projekter
Dette er trejde artikel i en guideserie om forankring af projekter og indsatser.
Der udvikles en strøm af virksomme indsatser og projekter i civilsamfundet. Men hvad sker der med dem efter udviklingsfasen?
I denne serie ser vi nærmere på, hvad der skal til for at forankre de indsatser, der fortjener at få et længere liv, og guider til, hvordan forankringen kan tænkes rettidigt ind i et projekt.
Serien er delvist finansieret af Nordea-fonden med fuld redaktionel frihed til Impact Insider. Læs mere om betalt indhold her.
Klik her for at læse del 1: Syv måder, du kan forankre dit projekt – og tre grunde til, at det er svært
Klik her for at læse del 2: Organisatorisk forankring fik projekt Fugleambassadører til at lette
Når danske fonde deler støttekroner ud til civilsamfundsprojekter, er en afsluttende dokumentation oftest en del af pakken.
De fleste fonde vil naturligt nok gerne have en afrapportering af, hvad pengene er gået til, og nogle beder om en egentlig evaluering, der kan vise, hvilken forskel projektet har gjort.
Og hvis du og din organisation har arbejdet med fondsstøttede projekter, har I måske oplevet den del af processen som lidt af et smertensbarn?
En bøvlet pligt, der tager ressourcer fra jeres kerneopgave?
I så fald skal du læse med her. Og du får lige hovedbudskabet med det samme: Hvis din organisation lærer at tænke strategisk over, hvordan I tilrettelægger og gennemfører en projektevaluering, så vil I ikke kun kunne bruge den til selv at blive klogere på de resultater, I har skabt – I vil også kunne bruge evalueringen som en løftestang for den langsigtede forankring af projektet.
Anders Kragh er partner i konsulentfirmaet MBC (tidl. Moos-Bjerre), og her har man sammen med Nordea-fonden udviklet en række værktøjer til fondens bevillingsmodtagere om, hvordan evaluering og forankring kan understøtte hinanden. Han forklarer sammenhængen sådan her:
”En organisation, der gerne vil forankre et projekt, gør det jo stort set aldrig alene. Man har altid brug for at tale med andre og overbevise dem, enten om at de skal give penge til det, man har lavet, eller give tid til at bruge det, eller bruge noget viden eller arbejde på en ny måde. Og i den proces kan evalueringen være rigtig nyttig – både fordi den kan dokumentere nogle resultater, men også fordi man i selve processen med at udarbejde den kan få aflejret noget viden og nogle indsigter hos folk. Så evalueringen kan være et redskab til at få overbevist eller motiveret folk til at føre det videre, man har udviklet.”
Tre modeller for evaluering
Og hvordan gør man så det?
Det første skridt er altid at gøre sig klart, hvilken type projekt, man arbejder med, og hvordan man gerne ser erfaringerne videreført og forankret.
Syv refleksionsspørgsmål om evaluering
Hvad er projektets grundlæggende karakter? Er det et pilotprojekt, et udviklingsprojekt eller et udbredelsesprojekt? Eller er det sammensat af forskellige dele?
Hvad skal evalueringen bruges til? Hvem skal bruge den, og hvad er deres ønsker til den? Hvilke centrale spørgsmål skal evalueringen så vidt muligt besvare?
Hvilke(n) data er nødvendig for at besvare de centrale evalueringsspørgsmål? Er det muligt at indsamle data om, hvilke forandringer projektet skaber for målgruppen?
Hvilke metoder skal bruges for at indsamle den ønskede data? Er der mulighed for at integrere dataindsamlingen i projektets øvrige aktiviteter?
Hvordan skal evalueringens resultater formidles? Og til hvem? Hvis du vil forankre indsigter fra projektet hos bestemte personer eller organisationer, så overvej muligheden for at engagere dem direkte gennem dialog eller interaktion.
Hvem skal gennemføre evalueringen? Hvilke kompetencer er nødvendige? Har du behov for hjælp fra andre til fx evalueringsdesign, sparring eller dataindsamling?
Hvad vil evalueringen koste? Har du reserveret timer til det? Overvej, hvordan dine svar på ovenstående spørgsmål for vil påvirke budgettet.
Ud af svarene på de spørgsmål følger, hvad man har brug for at kunne dokumentere, og hvem der gerne vil vide det. Og så er vi allerede i gang med at lægge skinnerne til evalueringen.
”Det handler om at starte med at sige: Hvis vi gerne vil forankre det her, hvad har vi så brug for at skabe af viden og dokumentation og læring for at lykkes med det?” siger Anders Kragh.
Nordea-fonden har udgivet en række materialer om forankring, og vi har tidligere i denne serie fortalt om de forskellige typer forankring og de udfordringer, der knytter sig til dem.
Og ligesom forankringen skal også evalueringen tænkes ind fra starten af projektet – ideelt set som del af projektbeskrivelsen.
Men uanset, hvornår man tager hul på overvejelserne, er der inspiration at finde i fondens evalueringsguide, som blandt andet rummer en række afklarende spørgsmål (se boks 1) og tre evalueringsmodeller, man kan bruge som udgangspunkt (se boks 2).
I alle modellerne er grundformålet med evalueringen det samme: at vise, hvilken værdi, projektet har skabt.
Det betyder som minimum at registrere projektets output, for eksempel antal deltagere, aktiviteter eller materialer, men også at måle på den forandring, projektet har skabt: Har deltagerne for eksempel fået ny viden eller ændret adfærd, og hvilke oplysninger kan I indsamle for at påvise dette?
Tal jeres interessenters sprog
Allerede når man overvejer, hvilke typer dokumentation, der kan vise projektets værdi, skal forankringen tænkes ind.
Hvis evalueringen skal understøtte projektets langsigtede liv, skal den nemlig tale et sprog, som jeres interessenter forstår og anerkender.
Her er de tre evalueringsmodeller
A: Dokumentere. Dokumentation af projektets resultater er oftest grundlaget for at evaluere et projekt og vurdere dets succes. Dokumentation handler dog ikke kun om at vise, hvad man gør og i hvilket omfang, men også om, hvilken værdi og forandringer, projektet skaber hos målgruppen. Selvom model A her fremstår som den mest simple, kan det godt være både svært og ressourcekrævende at dokumentere resultaterne – fx hvis der skal købes registerdata.
B: Dokumentere og forstå. Ønsker man også at forstå, hvorfor og hvordan et projekt lykkes eller ikke lykkes, må man gå skridtet videre end dokumentation og søge at finde svar på disse spørgsmål. Man kan vælge at lede efter svarene i projektets forandringsteori eller i selve den måde, som projektet gennemføres på. Her vil evalueringen forsøge at besvare spørgsmålet ”Hvad virker for hvem under hvilke omstændigheder?”
C: Dokumentere, forstå og involvere. Evalueringer vokser typisk i omfang og kompleksitet, når man udover selve evalueringen ønsker at involvere centrale interessenter i processen. Det kan være 1) personer og organisationer uden for projektet, for at vække deres interesse og engagement i projektets resultater og virkemidler, 2) evalueringens bestillere og brugere, for at øge evalueringens mulighed for anvendelse, eller 3) projektets målgruppe og projektpartnere, for at skabe en grundigere forståelse af projektets værdiskabelse og implementering.
En central del af planen for forankring (se del 1 af denne serie) er at identificere de mennesker, grupper eller organisationer, der har indflydelse på, om projektet – eller dele af det – skal fortsætte.
Spørg nu jer selv: Hvilke typer dokumentation vil overbevise dem om at bakke op om forankringen?
For nogle interessenter vil værdien ligge i at se hårde, målbare resultater i form af for eksempel økonomiske nøgletal, spørgeskemaundersøgelser, registeroplysninger eller anden kvantitativ data.
Andre vil være optagede af den mere kvalitative dokumentation, for eksempel interview og casebeskrivelser.
Allerede her ser nogen måske en kompleks dataindsamling for sig, der kræver tid og penge og griber forstyrrende ind i den daglige drift, men sådan behøver det ikke være, understreger Anders Kragh.
”Vi møder nogle gange forestillingen hos organisationerne om, at en evaluering altid er en stor og tidskrævende opgave – men det kan ofte blot være noget med at tænke jeres arbejdsgange igennem og sige: ‘Kunne vi registrere noget her? Kunne vi skrive noget ned?’ Så det behøver ikke altid at være det store dyr i åbenbaringen.”
Involvering avler ejerskab
Lige så vigtigt er det at overveje, hvordan interessenterne kan inddrages og engageres i evalueringsprocessen.
Det er nemlig ikke kun dokumentationen af projektets værdi, der kan understøtte forankringen – det er også den fælles læring, der kan ligge at invitere samarbejdspartnere og målgrupper med ind i maskinrummet, når man indsamler viden og analyserer resultater.
Det kan gøres via metoder som for eksempel workshops, læringsmøder eller prøvehandlinger, hvor alle involverede kan bidrage med input og få mere indsigt i projektet.
”Hvis forankringen handler om, at man skal have nogle beslutningstagere til at prioritere penge til projektet, så har man ofte brug for en evaluering, der dokumenterer, at det her skaber de resultater, de gerne vil have. Men forankring kan jo også være, at man vil have nogen til at tænke eller handle på en anden måde – og der kan en evalueringsproces, hvor man inviterer folk ind til at reflektere over nogle resultater, være mere overbevisende end at komme med en rapport til sidst,” siger Anders Kragh og tilføjer:
“Inddragelse skaber typisk ejerskab og forståelse for, hvorfor det her er vigtigt, og det er jo et godt fundament for forankringen.”
Den type involvering gør typisk evalueringen en smule mere kompleks at gennemføre, men den åbner også for en fleksibilitet undervejs, som kan være nyttig.
Frem for de meget stramme effektevalueringer, hvor målemetoderne er sat fra starten, og armslængdeprincippet hersker, kan man bruge involveringen til løbende at få øje på nye aspekter af projektets værdi, understreger Anders Kragh:
”Den lærende og processuelle tilgang betyder, at man på baggrund af de fælles refleksioner kan skrue på, hvilken vej man så går med evalueringen. Man kan justere kursen undervejs, og sige: ‘Nu bliver vi nysgerrige på det her, lad os kigge nærmere på det.’ Og det kan igen have værdi for forankringen.”
Argumenter i den politiske samtale
Summa summarum: Tænk på evalueringen som både en proces og et mål, og udform den som en naturlig følge af jeres ønsker til forankringen – så er I godt på vej.
Og husk, at selv om målet med evalueringen altid er at blive klogere på, hvilken forandring projektet har skabt, så skaber den også et vidensgrundlag, som kan være afgørende for projektets videre færd, understreger Anders Kragh:
”Vi befinder os jo i en politisk virkelighed, hvor der er en kamp om ressourcer, og vi vil gerne have, at vores samtale om prioriteringerne er baseret på viden. Det er det, en god evaluering kan bidrage med – den giver argumenter i den samtale og gør måske, at det er jeres indsats, der bliver prioriteret.”
